"Fűzve és számozott x lapok száma" talán az egyetlen dolog, ami eszünkbe jut, amikor a dokumentumok tűzéséről van szó. Hogyan lehet dokumentumokat összefűzni? Az újonc azonnal elképzeli, hogy a bankzsinórral szorosan megerősített, maró porral borított papírhalmok valahol a könyvelő vagy a személyzeti osztály iroda sarkában.
Azonban nem minden olyan egyszerű és felületes, mint amilyennek első pillantásra tűnik. Mit kell tudni, hogy elkerülje a hibákat ebben a nehéz kérdésben? Hogyan varrjunk dokumentumokat szálakkal egy fénykép szerint? Ezeket a kérdéseket részletesen megvitatjuk a lépésről lépésre szóló utasításokban.
Miért a régimódi kapcsok?
Számos állami ügynökség igényelhet dokumentumokat, amelyeket nem gyári módon, hanem kézzel, cérnával varrnak. Ez elsősorban az adófelügyelőség, az archívum, a papírok átvételekor cérnával dokumentumokat kérnek.egyéni vállalkozók regisztrációja, jogi személy regisztrációja vagy pályázati papírok. A dokumentumok megfelelő tűzése, a 2. számú fénykép mutatja. Általában vastag cérnát és vastag tűt használjon.
Úgy tartják, hogy az így bekötött értékpapírokat nehezebb elveszíteni, hamisítani vagy kicserélni. Egyes szervezetek éppen ezért ilyen „nagypapa” formát alkalmaznak a fontos dokumentumok rögzítésére. Van egy másik érv is: néha a papírok szigorúan bizalmasak, és a menedzserek, félve a nyilvánosságtól vagy a versenytársak befolyásától, ilyen munkát csak megbízható személyre bíznak, illetve megtagadják a szakosodott cégek segítségét.
Fontos
A helytelenül összefűzött dokumentumok a vállalkozás bejegyzésének vagy újbóli bejegyzésének megtagadását, irattárba vételt eredményezhetnek, a szervezet eltávolításához vezethetnek a pályázati kiírásból, befolyásolhatják a szabályozó hatóság döntését abban az esetben a szervezet ellenőrzéséről.
Vannak egységes normák?
A mai napig nincsenek egyértelmű szabályok arra vonatkozóan, hogyan kell a dokumentumokat egyetlen minta szerint összefűzni szálakkal. Csak ajánlások és utasítások vannak. A vállalkozások alapvetően a Rosarkhiv módszertani fejlesztéseit használják, amelyeket 2009-ben a 76-os számú megbízással hagytak jóvá, a GOST "Irodai munka és archiválás" követelményeit, valamint az Oroszországi Központi Bank utasításait.
Előkészületi szakasz
Minden összetűzendő dokumentum előnézetét meg kell tekinteni, ha ceruzanyomok vannak, törölje azokat. Fontosgondosan fontolja meg az egyes oldalakat, zárja ki, hogy egymáshoz tapadjanak, biztosítsa a dokumentumok logikus és helyes sorrendjét egy kötegben. Távolítsa el az éles tárgyakat, tűket, tűzőkapocsokat vagy iratkapcsokat, mivel ezek károsíthatják a fűzőszálat, és a dokumentum elvesztéséhez vezethetnek. Az oldalakat egyszerű fekete ceruzával kell számozni, a jobb sarokban, a tinta használata, beleértve a színt is, nem megengedett. Nem lehet túl közel számozni a dokumentum szövegét, minél nagyobb az átfedés. A lapnak csak az elülső oldala van számozva. A tűzött irat össztérfogata nem haladhatja meg a 250 lapot, a bekötött és számozott dokumentum magassága pedig nem haladhatja meg a 4 centimétert. A képen látható egy példa a dokumentumok szálas varrására.
Az előkészítés következő szakasza az eszközök kiválasztása. A szálakkal ellátott dokumentumok megfelelő varrásához szüksége lesz: csőrre, speciális szálakra, kartonborítóra, mint a képen. Egyes esetekben lyukasztót használnak. Hogyan és mivel kell összefűzni a dokumentumokat, minden szakember maga dönti el. A legkényelmesebb durva szálak vagy zsinegek használata, bizonyos esetekben gyapjúszálakat vagy csipkéket használnak. Leggyakrabban díszítő funkciót töltenek be. A komoly jelentések általában szigorúbb stílust használnak. Készítse elő saját maga a dokumentumokat és az űrlapot a leltárhoz.
Néhány finomság
- A nagy formátumú lapokat, például A3-as vagy A2-es, szintén számozni kell. Ehhez az általános szabályok szerint teljesen kibővítve és számozva. Majd összehajtva és gondosan mögé ragasztvasarok.
- Ha levelet kell iktatni, azt felbontják, először magát a borítékot számozzák meg, majd sorra a levél oldalait.
- A borító nincs számozva. Szintén nincs számozva a címlap, ha nincs borító. A második lap azonban már „2” számmal van megszámozva.
- Ha a lapok száma meghaladja a 250-et, akkor azok kötetekre vannak osztva. Ez a gyakorlat általános a bíróságokon. Minden kötetet külön kell számozni.
- Hogyan lehet dokumentumokat tűzni, ha a jobb felső sarokban nem lehet feltüntetni a lapszámot, vagy az egész lap fogl alt? Ez gyakran előfordul például egy fénykép számozásánál, amely esetben a hátulról történő számozás megengedett.
- Hibás számozás esetén a számot áthúzhatja. A javítást azonban aláírással kell megerősíteni.
- Ha legfeljebb két lapot hagyott ki, akkor az átugrott oldalak betűjelölése megengedett. A fődokumentum digitális számozása nem változik, de a lapok száma nő. Ebben az esetben erre figyelmeztetni kell az iratokat átvevő személyt.
- Ha egy már számozott vagy számozással rendelkező dokumentumot meg kell számozni, akkor az újra sorszámozásra kerül.
- Ha a dokumentációban szereplő lapok nem választhatók szét, vagy össze vannak ragasztva, akkor egy lapként sorszámozzák őket. Ez akkor fordul elő, ha egy dokumentumra például csekket, fényképet vagy újságkivágást ragasztottak. De ugyanakkor leltárt kell készíteni, és a „Megjegyzés” rovatban vagy a tanúsító feliratban feltétlenül tisztázni kell, hogy mely dokumentumokat, melyik oldalra és mit tartalmaztak.
Mely dokumentumokat varrják leggyakrabban cérnával? Mindenekelőtt az alapító okiratokat és az alapító okiratokat. Leggyakrabban kis térfogatúak, könnyebben átszúrhatók csőrrel, és a varrás is egyszerű. A varráshoz többféle technológia létezik, két szúrást is készíthet, három vagy öt. A három lyuk a leggyakoribb lehetőség. Öt lyuk jól jön, ha egyes dokumentumok kisebbek, mint mások, az öt lyuk összekapcsolása segít a jobb rögzítésben. Ötlyukú tűzést alkalmazunk, ha a dokumentumok nagy értékűek, ez csökkenti a helyettesítés kockázatát.
Hogyan kell megfelelően varrni a szálas dokumentumokat: lépésről lépésre szóló utasítások
- Helyezze egymásra a lapokat, igazítsa a széleket.
- A laprendelés ellenőrzése.
- Jelölje meg ceruzával a későbbi szúrások helyét szimmetrikusan a lap bal oldalán középen. Ez megtehető egy lapon és az összesen is.
- Legalább 1,5 centiméterrel el kell térni a szövegtől.
- A jelöléseknek szigorúan függőlegesnek kell lenniük, egymástól legfeljebb három centiméteres távolság megengedett.
Ha a dokumentum elég nagy, kényelmesebb átszúrni egy csőrrel. Általában a felső lyuktól kezdjük.
Ha nem lehetséges a gyári borító használata, mint a képen, akkor az első és az utolsó lapot vékony kartoncsíkkal felragaszthatjuk, hogy elkerüljük a lapok sérülését. Fontos a megfelelő szálhossz kiválasztása, általában 50 és 80 cm között.
Klasszikus varrás cérnával – három lyuk
Elemezzük a dokumentumok varrásának lehetőségétlépésről lépésre három lyukban. Ez a klasszikus és legelterjedtebb lehetőség a papírok archívumba iktatására vagy ellenőrzésére. A szálas dokumentumok megfelelő varrása ebben az esetben jobban látható a képen.
Húzza le a tűt és a cérnát a dokumentumköteg alá, majd húzza ki a kettes számú lyukon keresztül. Nem szabad megfeledkeznünk egy 7-8 cm hosszú "farkáról", attól még jól jön. Az elülső oldalon a tűt a felső lyukba irányítjuk, majd a tűt visszahelyezzük a legalacsonyabb 3-as lyukba. Ezután a tű „bemerül” a központi lyukba, ennek eredményeként mindkét szál alatta marad. Most már csomózhatók.
Továbbá az okmányt hitelesíteni kell, egy papírlapot ragasztani, rá kell tenni a felelős pecsétjét és aláírását. A képen látható, hogyan kell megfelelően varrni a dokumentumokat és rögzíteni a csomót cérnákkal.
Ezen kívül az utolsó lap hátoldalára egy leltárt is felragasztanak. A feliratozás történhet kézzel vagy kész sablonokkal, mint a képen.
Hogyan lehet dokumentumokat négy lyukba tűzni?
A négylyukú piercing technológia szinte azonos. Az egyetlen különbség az, hogy a dokumentumot felülről lefelé varrják. Úgy néz ki, mint egy varrógép. Csak ebben az esetben fordított sorrendben ismétlődik, először fentről lefelé, majd lentről felfelé. Így a kötések hézagok nélkül homogének, mintha egy óriási varrógépen varrták volna.
Különleges alkalmak
Néha nem függőlegesen, hanem a sarkon megengedett a dokumentumok összekapcsolása. NÁL NÉLezek főként pénzügyi jelentési papírok, amelyek magukban foglalják a pénztári szalagok rögzítését, a jobb oldalon csekkeket. Az ilyen dokumentumokat a sarokra varrják. A lépések ugyanazok, mint a szabványos dokumentumok összeállításánál, csak a lyukakat szúrják ki a sarkon. Általában kettő van. A lapot pontosan a sarkához ragasztják. Továbbá az eljárás hasonló - hitelesített, pecsétet helyeznek el.
Következtetés
A dokumentum elkészítése és tűzése során fontos előre átgondolni, hogyan kell a dokumentumokat tűzni, hogy elkerülhető legyen mindenféle vis maior. Például néha másolatot kell készítenie a már bekötött és archivált dokumentumokról. Érdemes előre aggódni az ilyen pillanatok miatt. Általában a HR-es vagy számviteli szakemberek előre kitalálják, melyik dokumentumot kell először átfuttatni egy másológépen. Ez nagyban leegyszerűsíti a munkát és időt takarít meg.
